จองคิวด้วย Google Sheet กับสมุด ต่างจากระบบจองคิวยังไง
สมุดจดและ Google Sheet เป็นที่ "บันทึก" คิว แต่ลูกค้าไม่เห็นเวลาว่างจริงและระบบไม่กันการจองซ้อนให้ ส่วนระบบจองคิวออนไลน์ให้ลูกค้าจองเองจากช่องที่ว่างจริง ล็อกคิวกันชน แล้วเตือนนัดและเก็บมัดจำได้ในตัว คู่มือนี้เทียบให้เห็นทีละข้อว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่จดไว้ที่ไหน แต่อยู่ที่ใครเห็นคิวว่าง
สมุดและ Google Sheet ทำหน้าที่เดียวได้ดี คือเก็บว่าใครจองเวลาไหน ตอนคิวยังน้อยและลูกค้าโทรหรือเดินเข้ามาเอง มันก็เพียงพอและแทบไม่มีต้นทุน
เส้นแบ่งมาตอนที่ลูกค้าเริ่ม "ทักมาจอง" เอง เพราะทั้งสองวิธีไม่ได้แสดงเวลาว่างจริงให้ลูกค้าเห็น และไม่ล็อกกันคนจองช่วงเดียวกันซ้อน คนของร้านจึงต้องคอยไล่ตอบ ไล่เช็ก และยืนยันทีหลังเองทุกคิว พอมีผู้ให้บริการหลายคนหรือข้อความเข้ามานอกเวลา งานตรงนี้จะกลายเป็นคิวชนและนัดที่ลืมเตือน จุดนี้เองที่ระบบจองคิวเข้ามาช่วย
เทียบทีละความสามารถ
แบ่งเป็นสามแบบตามที่ร้านใช้จริง คือสมุดจด Google Sheet หรือ Google ฟอร์ม และระบบจองคิวอย่าง Zentr
| ความสามารถ | สมุดจด | Google Sheet / ฟอร์ม | Zentr |
|---|---|---|---|
| ลูกค้าจองเองได้ตลอด 24 ชม. | — | กรอกฟอร์มได้ แต่ไม่เห็นคิวว่าง | ได้ เห็นเวลาว่างจริง |
| เห็นเวลาว่างจริงก่อนจอง | — | — | ได้ |
| ล็อกคิวกันจองซ้อนแบบเรียลไทม์ | — | — | ได้ |
| เตือนก่อนถึงนัดอัตโนมัติ | — | ต้องตั้งเอง | ได้ |
| เก็บมัดจำตอนจอง | — | — | ได้ (Omise/Stripe/PromptPay) |
| ตอบแชทลูกค้านอกเวลาทำการ | — | — | ได้ (AI) |
| เก็บประวัติลูกค้าต่อเนื่องเป็น CRM | — | ทำเองได้บางส่วน | ได้อัตโนมัติ |
| หลายคน/หลายสาขาเห็นคิวตรงกัน | — | ได้ แต่ชนกันง่าย | ได้ แยกตามผู้ให้บริการ/สาขา |
| ต้นทุนเริ่มต้น | ถูกที่สุด | ฟรี | มีค่าบริการรายเดือน |
Google Sheet พอเมื่อไหร่ ต้องมีระบบเมื่อไหร่
สมุดหรือ Google Sheet ก็พอ ถ้าคิวต่อวันไม่เยอะ ลูกค้าส่วนใหญ่โทรหรือเดินเข้ามาจองเอง มีผู้ให้บริการไม่กี่คน และไม่ค่อยเจอปัญหาลูกค้าไม่มาตามนัด ช่วงเริ่มต้นแบบนี้การลงทุนกับระบบยังไม่คุ้ม
เริ่มคุ้มที่จะมีระบบจองคิว เมื่อลูกค้าทักมาจองทางแชทเป็นหลัก มีผู้ให้บริการหลายคนที่คิวไม่เท่ากัน งานแต่ละอย่างใช้เวลาต่างกัน มีข้อความเข้ามานอกเวลาทำการจนตอบเช้าไม่ทัน หรือเจอคิวชนและลูกค้าไม่มาตามนัดจนเสียเวลาและรายได้ประจำ
คำถามที่ถามบ่อยเรื่องนี้
ทำระบบจองคิวด้วย Google ฟอร์มหรือ Google Sheet ได้ไหม
ได้ระดับหนึ่ง Google ฟอร์มรับคำขอจองเข้ามาเก็บใน Sheet ได้ แต่ลูกค้าจะไม่เห็นเวลาว่างจริงตอนกรอก และฟอร์มไม่ล็อกกันคนจองช่วงเวลาเดียวกันซ้อน จึงต้องมีคนคอยไล่ตรวจและยืนยันทีหลังเอง
จองคิวด้วย Google Sheet กับระบบจองคิว ต่างกันหลัก ๆ ตรงไหน
Google Sheet เป็นที่จดบันทึกคิว คนจองไม่เห็นช่องว่างจริงและระบบไม่กันการจองซ้อนให้ ส่วนระบบจองคิวให้ลูกค้าเห็นเวลาว่างจริง จองเองได้ ล็อกคิวกันชนแบบเรียลไทม์ และเตือนนัดกับเก็บมัดจำได้ในตัว
ยังจดคิวในสมุดอยู่ จำเป็นต้องเปลี่ยนไหม
ถ้าคิวน้อย ลูกค้าส่วนใหญ่โทรหรือวอล์กอิน สมุดก็ยังพอไหว แต่ถ้ารับจองทางแชทเยอะ มีผู้ให้บริการหลายคนที่คิวไม่เท่ากัน หรือเจอลูกค้าไม่มาตามนัดบ่อย การจดมือจะเริ่มทำให้คิวชนและลืมเตือน ซึ่งเป็นจุดที่ระบบจองคิวช่วยได้
ย้ายข้อมูลลูกค้าและคิวจาก Google Sheet เดิมมาได้ไหม
ได้ ใช้บัญชี LINE OA เดิมของร้านต่อได้เลย และทีมงานช่วยย้ายรายชื่อลูกค้ากับคิวจากไฟล์เดิมให้ในครั้งแรก ไม่ต้องเริ่มกรอกใหม่ทั้งหมด
อยากให้ลูกค้าจองเองจากช่องที่ว่างจริง
เชื่อม LINE OA เดิมกับ Zentr แล้วดูว่าในหนึ่งสัปดาห์มีกี่คิวที่เคยต้องไล่ตอบและยืนยันเองกลายเป็นนัดที่ลูกค้าจองเองและยืนยันแล้ว ทีมงานช่วยย้ายข้อมูลจากไฟล์เดิมให้ในครั้งแรก